實(shí)用寫(xiě)作的各種規(guī)范是人們根據(jù)長(zhǎng)期實(shí)踐和社會(huì)發(fā)展的需要總結(jié)出來(lái)的。而規(guī)范的普遍運(yùn)用，一方面是約定俗成的，一方面是在約定俗成的基礎(chǔ)上法定的。諸如書(shū)信禮儀文書(shū)、告啟文書(shū)、新聞文體的寫(xiě)作，通常都遵循著約定俗成的格式規(guī)范。而黨政機(jī)關(guān)公文，則有法定的文種和文面格式。具體而言，實(shí)用寫(xiě)作的規(guī)范性原則包括三個(gè)方面：文體選用的規(guī)范性，文章體例的規(guī)范性，語(yǔ)言運(yùn)用的規(guī)范性。

　　文體選用的規(guī)范性指的是正確使用不同的實(shí)用文體，各種實(shí)用文體在社會(huì)實(shí)踐中反映不同的目的和要求，承擔(dān)不同任務(wù)和功用，在選用文體時(shí)，首先要明確寫(xiě)作的目的和內(nèi)容與所選文種的適用性。例如某單位派人外出調(diào)研，單位開(kāi)具的應(yīng)該是“介紹信”，而不是“證明信”。又如某知名人物去世，需要發(fā)布“新聞式訃告”，而在追悼會(huì)或遺體告別儀式上宣讀的是“悼詞”。這些都是約定俗成的習(xí)慣，不能隨意改變。如果是機(jī)關(guān)公文，文種選用更為嚴(yán)格，必須符合國(guó)家相關(guān)的文件規(guī)定，不僅要考慮文種本身的屬性，還要兼顧機(jī)關(guān)之間的隸屬關(guān)系及發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍。

　　文章體例的規(guī)范性。文章的體例指的是文章的組織形式。實(shí)用文在結(jié)構(gòu)組織上具有相對(duì)的穩(wěn)定性，這同樣是社會(huì)約定俗成的結(jié)果。同一種文體，在實(shí)際使用中，不管內(nèi)容如何不同，其體例、模式的變化總是極為有限的。例如，起訴狀寫(xiě)作的規(guī)范格式是：首部（標(biāo)題、當(dāng)事人基本情況）——請(qǐng)求事項(xiàng)——事實(shí)和理由——尾部——附項(xiàng)。雖然行政、民事、刑事等不同類(lèi)型起訴狀各有側(cè)重，但基本結(jié)構(gòu)總是一致的。又如“請(qǐng)示”基本模式是：標(biāo)題——主送機(jī)關(guān)——正文（請(qǐng)示緣由、請(qǐng)示事項(xiàng)、請(qǐng)結(jié)語(yǔ)）——落款。實(shí)用寫(xiě)作穩(wěn)定性、規(guī)范性的體例是實(shí)用文的實(shí)用性本質(zhì)決定的。采用約定俗成的規(guī)范體例既便于寫(xiě)作，又便于理解、處理，能夠切實(shí)提高工作效率。

　　語(yǔ)言運(yùn)用的規(guī)范性。實(shí)用文主要用于交流聯(lián)系、處理事務(wù)、解決實(shí)際問(wèn)題，具有很強(qiáng)的政治性、時(shí)事性、現(xiàn)實(shí)效用性。因此，實(shí)用寫(xiě)作的語(yǔ)言運(yùn)用應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、平實(shí)、得體。準(zhǔn)確是實(shí)用文語(yǔ)言更基本的特征和要求。實(shí)用寫(xiě)作務(wù)必做到每個(gè)詞、每句話都有明確的含義，用詞造句切合文章的內(nèi)容，合乎語(yǔ)法規(guī)范。還要善于辨析詞義，區(qū)分詞語(yǔ)褒、貶、中性的感情色彩，根據(jù)具體語(yǔ)境恰當(dāng)用詞。寫(xiě)出來(lái)的文章要“讓人家不折不扣地了解你所說(shuō)的是什么”（葉圣陶語(yǔ)）。簡(jiǎn)明就是要言簡(jiǎn)意賅，明白易懂。要求在寫(xiě)作過(guò)程中從行文的目的出發(fā)，只寫(xiě)必要的話，杜絕空話套話，力戒浮詞冗言，多用行業(yè)的專用詞語(yǔ)。在涉及事實(shí)依據(jù)時(shí)，盡量使用縮略語(yǔ)、數(shù)據(jù)、圖表等。這樣寫(xiě)出來(lái)的文章，既準(zhǔn)確簡(jiǎn)潔，又使人一目了然，也才能達(dá)到文約、事豐、意明的效果。平實(shí)是指語(yǔ)言樸實(shí)無(wú)華，平易通俗，表述平直。要求選擇表達(dá)方式以說(shuō)明、敘述、議論為主，少用或不用描寫(xiě)和抒情，句式多用陳述句，用詞多用本義、直言義，修辭適度，拒絕夸飾，以闡述需要為準(zhǔn)。所謂得體，指的是實(shí)用文的語(yǔ)言切合寫(xiě)作主體的身份地位，符合接收對(duì)象的理解習(xí)慣及社會(huì)文化的傳統(tǒng)規(guī)范。

　　達(dá)到實(shí)用寫(xiě)作語(yǔ)言的規(guī)范要求，不僅要求寫(xiě)作者具有較高的語(yǔ)言文化素養(yǎng)，還要有長(zhǎng)期的寫(xiě)作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?xiě)作態(tài)度，否則不免出錯(cuò)。例如，在1982年第3號(hào)《國(guó)務(wù)院公報(bào)》上的《中華人民共和國(guó)國(guó)境口岸衛(wèi)生監(jiān)督辦法》中就有這樣一句不合規(guī)范的話：“國(guó)境口岸的生活垃圾應(yīng)該日產(chǎn)日清，設(shè)置的固定垃圾場(chǎng)，應(yīng)該定期清除。”其中，“產(chǎn)”作為動(dòng)詞是“生產(chǎn)”或“出產(chǎn)”的意思，用于“垃圾”顯然是用詞不當(dāng)。“設(shè)置的固定垃圾場(chǎng)”的表述也不夠簡(jiǎn)潔。“垃圾場(chǎng)”自然是人工設(shè)置的、固定的，沒(méi)有必要作這樣的修飾限制。而“設(shè)置的固定垃圾場(chǎng)，應(yīng)該定期清除”更是語(yǔ)義模糊。原文意思本來(lái)是“要定期清理垃圾”，這樣表述，變成“定期清理‘設(shè)置的固定垃圾場(chǎng)’”，就文不達(dá)意了。