公文格式指機關(guān)常用公文正本的構(gòu)成要素和文面格式，具有規(guī)范性和穩(wěn)定性。根據(jù) 《條例》、《國標》規(guī)定，公文正本的各要素及其位置安排與制作要求都是確定的，不能隨意增刪。其中《條例》列舉18項要素?！秶鴺恕穭t規(guī)定了各要素的排列位置及字體、字號等。

　　《國標》將公文的文面格式分為版頭、主體、版記三個部分。版頭部分，包括公文份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人等構(gòu)成要素。主體部分，與版頭之間以一條紅色分隔線隔開，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章和附注等。版記部分包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、頁碼等。

　　不同公文視文種和內(nèi)容的不同，要素構(gòu)成也有所不同。例如上行文版頭部分須有簽發(fā)人，下行文及平行文則無；涉密公文要標注秘密等級及保密期限，普通公文則不必標注；有抄送單位的公文，版記部分須有抄送欄，沒有抄送單位，則無須設(shè)置。但諸要素中，發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、公文標題、主送機關(guān)、正文、發(fā)文機關(guān)署名、成文曰期和印章、印發(fā)說明等是一般公文的固定組成部分，除特定公文外都必須具備。公文格式各要素的使用規(guī)范詳見《條例》、《國標》等文件規(guī)定，不一一論述，這里僅就一般公文的固定組成部分，稍加闡述。

　　發(fā)文機關(guān)標志，由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”構(gòu)成。例如：“中共中央文件”、“國務院辦公廳文件”、“XX人民政府文件”等。也可以直接使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。

　　發(fā)文字號是發(fā)文機關(guān)編排的文件代號，一份公文只有一個代號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號三部分構(gòu)成。機關(guān)代字是機關(guān)名稱的簡縮語和一個“發(fā)”字，一般只有兩三字，精煉、集中，能夠明確地指代該機關(guān)。例如國務院文件的機關(guān)代字中“國”代表“國務院”，“國辦”代表“國務院辦公廳”。年份即發(fā)文的年度，用阿拉伯數(shù)字標注，并置于六角形括號〔〕中，位于機關(guān)代字和序號之間。序號用于標注該年份內(nèi)發(fā)布公文的序數(shù)，不加“第”，不編虛位（即1不編為01）。例如“國發(fā)〔2010〕9號”，代表國務院2010年第9號發(fā)文。此外，同一地區(qū)（縣、市），不能有重復的發(fā)文字號。

　　公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三個要素構(gòu)成，應簡潔、明確，使人一目了然。事由部分要能夠概括公文的主要內(nèi)容，前面通常要加介詞“關(guān)于”。為了閱讀和管理，公文標題一般要求三要素齊全。例如：《國務院關(guān)于大興安嶺特大森林火災事故的處理決定》。在實際運用中，也有省略的情況：省略機關(guān)的，如《關(guān)于核準X X年一季度油品價格的批復》；省略事由的，如《國務院辦公廳公告》。機關(guān)、事由同時省略的，例如機關(guān)內(nèi)部的通知、通告、法院公告等只用文種作為標題。這類公文多是公布性公文，面向?qū)ο竺鞔_的或范圍廣大的群體。公文標題省略情況并非隨意的，任何情況下，都不得省略文種。而標題完整會使公文更為莊重、嚴肅，也便于受文機關(guān)引用。

　　主送機關(guān)，也稱受文對象，是公文的主要受理機關(guān)。下行文除批復外，一般有多個受文對象，通常使用統(tǒng)稱，如：“各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府”，“各市（州）人民政府，省級各部門”。上行文一般只有一個主送機關(guān)，應使用單位全稱或規(guī)范化簡稱。有些公文是面向社會公眾發(fā)布，知照全體社會或全體民眾，如公告、通告及一些條例、規(guī)定等，沒有必要再寫受文對象。有的公文則是在單位內(nèi)部使用，受文對象明確，也可不寫。如一些單位內(nèi)部的通知、決定等。

　　正文是公文的主體部分，承載公文的具體內(nèi)容，體現(xiàn)發(fā)文的根本意圖，是公文的核心所在。其基本結(jié)構(gòu)為：導語——主體——結(jié)語。導語部分簡要說明制文的根據(jù)、目的或者原由。通常使用“據(jù)”、“根據(jù)”、“按照”、“為”、“為了”等詞語開頭。主體是公文正文更重要部分，是公文所要表達的主要問題及主張。因具體公文寫作對象、目的及文種不同，其寫作內(nèi)容和要求也各不相同，沒有固定的模式可借鑒。但總的來說，主體部分都應表述簡潔準確，主旨突出，層次分明，結(jié)構(gòu)嚴謹。結(jié)語是正文的結(jié)尾，應言盡意止，自然結(jié)篇。不能拖泥帶水，更不能“言有盡而意無窮”。各種公文一般都有與之適應的習慣性結(jié)語，應根據(jù)行文關(guān)系、行文目的及文種選用或?qū)懽鹘Y(jié)語。

　　成文日期，是公文形成的時間，即公文由會議通過或者發(fā)文機關(guān)負責人簽發(fā)的日期。要注意的是，聯(lián)合行文的公文以更后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)時間為準。成文日期書寫使用阿拉伯數(shù)字，年份應標全稱，月、日不編虛位（如不編為01）。

　　發(fā)文機關(guān)署名及印章，發(fā)文機關(guān)應署全稱或者規(guī)范化簡稱，并加蓋發(fā)文機關(guān)印章。印章要求與署名機關(guān)相符。有特定發(fā)文機關(guān)標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。例如一些通告、公報等。聯(lián)合行文時一般將各發(fā)文機關(guān)署名按照發(fā)文機關(guān)順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名，更后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切。

　　抄送機關(guān)指的是除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，應當使用機 關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)統(tǒng)稱。如果主送機關(guān)太多，需要移至版記，要將 “抄送” 二字改為“主送”。既有主送機關(guān)又有抄送機關(guān)時，將主送機關(guān)置于抄送機關(guān)的上一行，二者之間不加分隔線。

　　印發(fā)機關(guān)不是指公文的發(fā)文機關(guān)，而是負責公文印制的主管部門，一般是各機關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。印發(fā)日期使用阿拉伯數(shù)字標注，年份應標全稱，月、日不編虛位，后加“印發(fā)” 二字。

　　公文寫作的格式規(guī)范反映了公務處理過程中的實際需要，它便于加強公文自身的管理，發(fā)揮公文的作用，更有利于提高辦公的效率。

　　此外，本單元所舉實例，主要是為了學習公文正文部分的寫作。本書編寫時，新《條例》和《國標》剛剛實施（2012年7月1日〕，因此，本單元所舉實例還會涉及過去的公文，有些格式上的不同，并非錯誤，而是所依文件不同的緣故。特別是公文的成文日期的書寫方式，有很大的不同。按照1999年的國家標準，成文日期要用漢字標注，“零”字一律寫成“〇”，而2012年的新國標則要求一律寫成阿拉伯數(shù)字，例如，過去的成文時間“二〇一二年十月十二日”，現(xiàn)在要寫成：2012年10月12日。希望大家在學習時不要誤解。