企業怎么簽電子勞動合同才合法合規？

2020年3月4日，人力資源社會保障部辦公廳就關于訂立電子勞動合同有關問題作了較為明確的回復，原文如下：

北京市人力資源和社會保障局：

你局《關于在疫情防控期間開展勞動合同管理電子化工作的請示》收悉。經研究，現答復如下：用人單位與勞動者協商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。采用電子形式訂立勞動合同，應當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、儲存等滿足電子簽名法等法律法規規定的要求，確保其完整、準確、不被篡改。符合勞動合同法規定和上述要求的電子勞動合同一經訂立即具有法律效力，用人單位與勞動者應當按照電子勞動合同的約定，全面履行各自的義務。

人力資源社會保障部辦公廳

在疫情期間，企業與勞動者簽訂勞動合同非常不便，人社部的回函解決了企業和勞動者簽署勞動合同的難題。同時也帶來了新問題，電子合同在很多人眼里仍然是新鮮事物，簽署電子合同帶來的法律問題會讓人產生一些困惑。企業怎么簽訂電子勞動合同才合法合規呢？

全國人大法工委編制的《中華人民共和國電子簽名法釋義》提到：“電子簽名具有多種形式，如：（1）附著于電子文件的手寫簽名的數字化圖像，包括采用生物筆跡辨別法所形成的圖像；（2）向收件人發出證實發送人身份的密碼、計算機口令；（3）采用特定生物技術識別工具，如指紋或是眼虹膜透視辨別法等。無論采用什么樣技術手段，只要符合本條規定的要件，就是本法所稱的電子簽名。當事人可以約定選擇可靠的電子簽名應當具備的條件和采用的技術方案。盡管規定了可靠的電子簽名應當具備的法定條件，但并沒有對達成上述法定條件的電子簽名所需采取的技術作出統一規定。”

根據《電子簽名法》第十三條規定，可以使用如下方法保證己方和對方電子簽名的可靠性：

1）采用人臉識別技術、銀行卡要素等多重手段進行實名認證，確保電子簽名為本人專有。

2）采用加密登錄、預留手機動態碼確保簽署行為是簽署人控制。

3）合同文檔轉換為防篡改PDF文件。

4）持有《電子認證服務許可證》的第三方電子認證服務機構認證：①CA證書，為電子合同的簽約主體頒發用于身份識別的數字證書。②可信時間戳認證（TSA），保障電子合同的簽約時間和內容完整性，防止合同篡改和偽造。

在司法實踐里，法院對電子簽名的認可程度和電子簽名是否為當事人所控制，電子簽名行為是否是當事人真實意愿等因素密切相關，同時與電子認證機構的資質、認證方式、認證是否具有瑕疵等也具有較高的關聯性。

所以，企業和個人要想簽署合法合規的電子合同，最好滿足法律法規對訂立電子合同的程序性要求，避免日后產生糾紛。

企業簽訂電子勞動合同合規建議：

一、不建議采用短信、微信和電子郵件的方式簽訂合同

短信、微信、電子郵件比較難實現電子簽名的要求，因此一旦發生糾紛，難以被認定為有效電子勞動合同。若采用該方式，企業日后會負有較重的舉證責任，比如，企業必須證明電子郵箱、微信號等使用者的身份。另外，證據也較難保存，比如手機故障或者丟失，或者清空聊天記錄等等。

二、不建議自建平臺進行電子勞動合同簽訂

用人單位應保證電子勞動合同的生成、傳遞、存儲等法律要求，確保完整、準確、不被篡改。同時，《電子簽名法》也規定，當事人也可以選擇使用符合其約定的可靠條件的電子簽名。這樣看來，企業可以選擇自建平臺進行電子勞動合同的簽訂。但是，若要保證電子簽名可靠，最好能滿足《電子簽名法》第十三條要求的所有可靠要件。企業在自建平臺上簽署的電子合同，很難證明合同數據的完整、準確、可靠性，舉證成本較高。另外，規模較小的企業看恐怕很難自建平臺。所以，企業最好選擇可靠的第三方服務平臺。

三、建議企業與第三方服務平臺合作

企業與第三方電子合同平臺合作一般要經過下面一些步驟：

1）企業要先找到第三方電子合同平臺。

2）和第三方平臺溝通，企業和勞動者都需要認真了解操作方式和服務流程。

3）企業和勞動者都需要在平臺實名認證，認證方式或許會有所不同。

4）勞動者和企業可以在第三方平臺制作電子簽名和電子印章。

5）企業擬定電子勞動合同文件通過電子文檔形式上傳到平臺服務器，由企業發送給勞動者簽署。

6）員工實名登錄平臺后，使用電子簽名完成簽署。

7）簽署后，平臺自動生成數據文本并進行備案留存，禁止任何一方修改。

目前，企業和第三方服務平臺的合作模式已經相對成熟，運用起來也比較便捷高效。電子合同簽署采用了非對稱加密技術、CA證書、第三方取時技術等科技手段，使得電子合同一旦出現改動都能被發現。

電子合同作為合同簽署形式，將得到更廣泛的應用。通過以上的梳理，希望能讓大家對電子合同有一個清晰的了解。