合同管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)合同管理有什么區(qū)別？

勞動合同、買賣合同、供貨合同、代理合同……一個企業(yè)需要簽署的合同類型、數(shù)量，多得數(shù)都數(shù)不清。那么企業(yè)應(yīng)該怎樣管理這些合同呢？目前市面的合同管理系統(tǒng)是否真的可以提升合同管理的效率呢？

現(xiàn)階段合同管理的方法分成二種：傳統(tǒng)合同管理、合同管理系統(tǒng)軟件。

傳統(tǒng)合同管理方法一般是手工管理合同，即專職人員手工管理或應(yīng)用Word、Excel開展合同管理。但因為合同涉及到的單位很多，需要管理的合同要素也不盡相同，因而傳統(tǒng)的手工管理方法存有管理效率低，耗時費力等難題，實際以下：

1.文本文檔管理難、檢索麻煩

傳統(tǒng)的合同管理中，當(dāng)企業(yè)必須查看過去簽署的合同時，合同檢索十分麻煩且花費時間較久。

2.文件格式不統(tǒng)一，信息內(nèi)容歸納難

選用手工制作或EXCEL管理時，因為不同單位的數(shù)據(jù)類型不統(tǒng)一，歸納工作中耗時很大，且存有人為因素統(tǒng)計分析偏差的風(fēng)險性。

3.存放全過程極易遭偽造、毀壞

合同涉及到企業(yè)關(guān)鍵商業(yè)機(jī)密，應(yīng)謹(jǐn)慎存放。但傳統(tǒng)的手工管理方式，存有被人偽造、盜竊及毀壞的風(fēng)險，給企業(yè)帶來不可預(yù)估的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。

4.缺乏關(guān)鍵節(jié)點的管理機(jī)制

手工管理合同缺乏對合同進(jìn)展、結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點的預(yù)警信息，不可以提醒管理者合同進(jìn)展?fàn)顩r，不可以分析出最近有哪些項目將會產(chǎn)生收入或者支出。

與手工合同管理相對應(yīng)的則是合同管理系統(tǒng)軟件。合同管理系統(tǒng)軟件是建立在信息科技基礎(chǔ)上的，運用當(dāng)代企業(yè)的優(yōu)秀管理理念，為企業(yè)提供多方位、專業(yè)化的合同管理服務(wù)平臺。

合同管理系統(tǒng)軟件具有的基本要素：

1.合同文件的擬定、修正

合同管理系統(tǒng)軟件一般具有線上擬定、編寫、修正、導(dǎo)入合同等功能，除此之外，合同管理系統(tǒng)軟件還可以提供大量合同示范性文本，客戶可迅速轉(zhuǎn)化成合乎自身企業(yè)的合同范本。

2.合同審批

合同管理系統(tǒng)軟件，企業(yè)可以根據(jù)本身的工作流程來設(shè)定合同審批流程，并保存全部的審批意見，供合同審批人參考。

3.合同文檔管理

合同管理系統(tǒng)軟件能夠管理企業(yè)全部與合同有關(guān)的文檔，如合同初稿、合同變更文檔、合同附件等等，而且具有合同分類存檔，快速查詢及免費下載等功能。

4.合同進(jìn)展查詢及提醒

合同管理系統(tǒng)軟件能夠真實記錄合同簽訂時間，而且可以提醒客戶有哪些尚待簽訂的合同，方便客戶隨時隨地掌握合同實際進(jìn)展情況。

5.合同在線簽署

合同管理系統(tǒng)軟件還可以支持合同在線簽署，通過電子簽名技術(shù)可以簽署具有與紙質(zhì)合同同等法律效力的電子合同。

相對于合同管理系統(tǒng)軟件，傳統(tǒng)手工合同管理存有許多的缺點，已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。而合同管理系統(tǒng)軟件采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不但可以避開傳統(tǒng)合同管理的缺點，而且可以使企業(yè)更加合法、規(guī)范、合理的管理合同，協(xié)助企業(yè)塑造優(yōu)良的、誠實守信的品牌形象，進(jìn)而提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)體制中的競爭優(yōu)勢，推動企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展。

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