電子簽章系統怎么用？操作難不難？

一種電子簽章系統包括控制臺和簽署系統兩部分，電子簽章系統的使用非常簡單，我們分為兩部分介紹。第一部分是控制臺的使用，第二部分是簽署系統的使用。

一、電子簽章系統控制臺應用說明

1.整體流程說明

①管理員賬號創建

②員工賬號創建和使用

③部門崗位創建

④審批流和白名單設置

⑤合同模板

⑥簽章管理

2.主要流程詳細說明

①創建部門

創建一級部門：在組織架構模塊，頁面左上角，點擊按鈕“創建部門”。

創建一級以下部門：選擇要創建子部門的上級部門，然后通過菜單喚出創建按鈕“添加子部門”。

②創建崗位角色

在崗位角色模塊，頁面的右上角，點擊按鈕“添加崗位”即可。

③創建員工賬號

在員工創建彈窗中，手機號、真實姓名、身份證號三項信息為必填項。員工賬號創建完成，原則上意味著公司同意授權給該員工在簽署合同時以公司名義對外簽署（員工在發起合同或接收合同時，用的是創建員工賬號時的手機號，但是以公司名義進行發送或接收的）

批量員工賬號創建說明：批量創建員工賬號時，上傳的excel文件資料應符合客戶模板格式，否則會嚴重影響系統識別率。

④查看公司合同

每一個新創建的員工賬號無查看公司合同的權限，如需要查看，則需管理員賦予其查看公司合同的權限。控制臺設置完成后，被授權的賬號可登錄專業版簽署系統，進入用戶中心下的公司合同信息模塊，選擇要查看的部門進行部門合同查看。

⑤審批流創建和使用

第一步：創建審批流，如下圖所示，

第二步：添加審批人和審批發起人，每一個新創建的審批流，都必須要添加審批發起人（能夠使用該審批流的員工）和審批人，未成為審批發起人的員工，則無法使用該審批流（不可見）。

第三步：增刪審批節點，點擊最終審批節點前的加號即可增加審批節點，每個節點的右上角‘×’用于刪除（審批發起人和最終審批人無法刪除）。

⑥合同模板使用

a、合同模板與審批流的關系

合同模板是掛靠在審批流下的，每一個審批流下面可以掛靠多個合同模板。所以，要使用合同模板，應先創建審批流。此外，只有能夠使用審批流的員工，才能使用掛靠（綁定）在審批流下的模板。

b、上傳合同模板

選擇要掛靠的審批流，在審批流列表的操作列，點擊按鈕‘設置’，進入審批流設置頁，然后繼續切換到合同模板綁定頁面，此時，點擊按鈕即可上傳合同模板，如下圖所示：

c、模板設置

只需將右側藍色虛線框拖動至合同內要編輯的位置，點擊保存即可（員工在編輯時，文字是貼著藍色虛線底部顯示的，因此，底部藍色虛線的位置很關鍵，設置時要格外注意，否則容易造成編輯后的文字與附近的文本對不齊的現象），如下圖：

d、保存模板

保存后的模板，對應審批流的審批發起人登錄專業版簽署系統，在我的模板頁面可見，員工僅有對合同模板的使用權。

⑦電子簽章管理

管理員在控制臺簽章管理模塊添加簽章，添加完成后，員工在專業版簽署系統可進行使用（僅限于使用權），簽章被任意員工使用后，管理員就不能刪除。（簽章僅是系統用來更直觀地呈現簽署情況的圖片，根據《電子合同簽名法》，其并不對響合同的有效性以及合法性產生任何影響。）

⑧控制臺疑問解答--管理員賬號能簽署合同嗎？

首先，要明確區分的是控制臺不能發起和接收合同，只有專業版簽署系統才能簽署合同。也就是說，若想要簽署合同，則必須登錄專業版簽署系統。

放心簽后臺在創建管理員賬號時，會默認把管理員作為員工添加至員工列表，同時還會將其添加至合同發起白名單和接收白名單。

所以，每一個管理員賬號不僅能作為管理員身份登錄控制臺，同時也能作為員工身份登錄專業版簽署系統，并且能夠自由發起合同（不走審批流）和接收外部合同。

二、電子簽章簽署系統應用說明
1.電子合同發起流程

①登錄放心簽平臺，注冊一個賬戶

②新賬號需要經過實名認證才能簽發合同，當前版本支持個人認證和企業認證兩種。其中企業認證可以是法人認證（系統自動審核）或者非法人認證（需要授權委托書，并人工審核后才能認證成功）。

③認證通過后就可以發起合同了。可以選擇：本地上傳和合同模板兩種方式發起合同。前者直接上傳合同文本即可（目前僅支持word和PDF格式）；如果使用合同模板，需要預先在合同模板里編輯好的模板內容。模板上傳后可以通過“設置”功能，對合同進行二次編輯，設置簽署人（即合同發送對象）的可編輯區域。

④上傳或調用模板后，可以正式地進行合同發起的操作。我們可以修改合同名稱、簽署截止日期（基礎版簽署方式僅支持最常規的無序簽署），以及添加簽署方。簽署方可以是企業（必須是已認證過的企業）或個人，且身份一定不能填錯哦；簽署方也可以是多個；歷史發送人可通過通訊錄添加。

⑤內容都填好了，就可以點擊右下角的“下一步”，設置發起方簽章的位置，以及規劃簽署方的簽署區域，注意所有簽署方的區域必須都進行規劃后，才能進行到下一步。用戶也可更換自己的簽章，并隨時將當前未發起的合同保存為草稿。

⑥所有簽章和簽署區域放置好后，就可以發起合同了，需要填寫合同發起方的手機驗證碼（意愿認證），方可成功過發起合同。發送成功后，您可以隨時進行合同提醒、合同下載或合同撤回等操作。

⑦隨時可通過左側的合同管理里，查詢合同信息或進行合同歸檔。

2.電子合同模板使用流程

①首先，上傳的模板文件中，需要把可編輯區域預留可操作的空間。

②將文本編輯區域拖曳到指定位置，注意，僅可控制文本框的位置和長度。

③使用模板發起合同，需要點擊模板上的“使用”按鈕。

④使用合同模板發起的合同，需要選擇發起方還是簽署方編輯合同文本。

⑤如果是發起方編輯，合同編輯完成后，可以直擊進入合同發起流程（即發起方先簽章，簽署方后簽章）。如果是簽署方負責編輯，合同需先進行簽署區域的劃分，然后合同會發送給簽署方，由簽署方編輯并簽章后，發回給發起方再進行簽章（即簽署方先簽章，發起方后簽章），簽后合同即生效。