醫藥行業為什么需要使用電子簽名？

2020年底，為了規范醫藥代表的學術推廣行為，促進醫藥行業健康有序發展，國家藥品監督管理局網站發布了醫藥代表備案管理辦法，各藥企需要完成醫藥代表備案。

那么，如何才能合法合規地收集員工的個人信息呢？

基于個人信息保護的原則，我們要注意“藥品營銷許可證持有人要使用醫藥代表個人身份信息完成醫藥代表備案并在國家平臺上公布信息，需要獲得醫藥代表授權。”雖然這看起來是一個比較簡單的要求，但是在實際操作過程中，要考慮如何發放，如何接收，如何保留授權。這對于大型藥企醫藥代表頻繁進出的公司來說是一個很大的工作量。

隨著醫藥行業的動態變化，未來這樣的政策會越來越多，國家對個人信息利用的采集標準和授權要求也會越來越嚴格。如果我們每次都換，我們會更新授權書，讓員工簽字后再收回。另外，醫藥代表大部分分布在全國各地，這將是一項繁瑣且低附加值的工作，工作量巨大。作為醫藥公司，可以做些什么來靈活滿足員工授權等簽約需求？事實上，在醫藥行業推廣無紙化電子簽名是一個非常推薦的方案。

電子簽名在醫藥行業人力資源部的應用現狀

目前，在醫藥行業推廣電子合同簽署，機遇與挑戰并存。

挑戰在于醫藥行業相對傳統，尤其是數字化進程相對互聯網企業來說比較慢。因此，特別是對于電子合同，等與法律風險相關的決策，公司的法律部門還是傾向于保守的。目前很多公司的法律部門都不同意使用電子合同。但從政策角度來看，我們也看到了更多的機會。某種程度上，疫情的爆發加速了國家政策對電子簽名的支持。

今年7月，國家發改委在《關于支持新業務形式和模式健康發展、激活消費市場促進就業擴大的意見》中，明確指出了推動電子合同、電子發票、電子印章、電子認證等數字應用基礎設施完善的方向，讓我們看到了趨勢和希望。

目前醫藥行業具有銷售分布廣，醫藥代表注冊制度政策變化快的特點。正是由于這些日益增長的需求，電子合同的使用機會應運而生，這促使醫藥行業開始了對電子合同的各種嘗試。

目前，醫藥行業應用最廣泛的電子合同是在人力資源領域。

現在很多企業與員工之間的文件，如收入證明、就業證明、離職證明、調動調動協議、個人信息采集、保密協議、競業限制協議、員工手冊、電子合同等，不需要蓋章和簽字是無法進行交互的。

基于剛才提到的挑戰，對于醫藥企業電子簽名的推廣步驟有以下幾點建議:

首先是功能提升的順序。由于很多藥企的法律部門并沒有完全支持和同意電子合同，所以電子簽名并不局限于電子合同，應用場景也比較多，可以循序漸進。

我們可以從簡單的電子印章，比如收入證明、就業證明、離職證明等入手。，只需要公司單方面蓋章，不需要任何員工簽字。

有了電子印章，我們可以繼續擴展到下一步，即電子簽名。

其中轉入轉出協議、個人信息保護、保密協議、員工手冊、競業限制協議等相關人力資源應用已經廣泛使用，未來很容易過渡到其他場景。

對于電子簽名需要的平臺，可以放心的從簽名電子合同平臺開始，因為這樣對公司的IT系統和預算影響最小。如果公司IT部門的技術系統條件成熟，你想有更好的員工體驗，也可以把電子合同系統和公司的系統連接起來，這需要公司IT部門的介入和規劃。