大型酒店有哪些場景需要使用電子合同系統？

1.酒店人事管理業務的入職、離職、調動、轉崗全過程電子化

對于大型酒店尤其是連鎖酒店，全國各地的門店從管理到服務都有上千名員工，總部人員每個月都在忙著幫新員工求職、簽人事合同、和老員工續簽合同。

簽署難點:

服務人員流量大，新員工入職和老員工續聘蓋章需求多?？偛咳藛T手工起草、蓋章、郵寄需要耗費大量精力和時間，異地來回簽字需要一周時間。簽約效率跟不上入職頻率，合同逾期風險高。另外，每天都有很多員工要開人事證，每個人都要找HR咨詢格式催蓋章進度，效率低下，瑣碎耗時。

解決方案:

電子合同系統連接人事管理系統和OA辦公系統，圍繞人事管理周期為酒店人事招聘、入職、在崗、調崗、離職等階段提供電子簽章服務，從而形成貫穿整個流程的電子人事管理閉環。讓HR，酒店員工在OA和人事管理系統中發起人事蓋章簽字，在嚴格的流程審批中對各種人事合同、協議、證件蓋章電子印章這樣勞動合同簽字流程就可以從幾天縮短到幾分鐘。

2.酒店物料采購業務自動識別供應商身份，整個采購過程電子化

在酒店客房服務中采購各種日用品和娛樂設施，不僅涉及到大量的資金和數量，而且對效率的要求也很高。

簽署難點:

很多酒店已經通過采購管理系統實現了“采購信息發布和供應商信息上報”，但是很難在第一時間確認供應商資質信息和報價信息是否可靠。由于缺少電子簽章，傳統采購中的所有采購合同、供應商服務協議、詢價單都只能依靠紙質文件離線發送給供應商，導致簽署過程繁瑣復雜，延長了整個采購時間。

解決方案:

電子合同系統可以與酒店的內部業務管理軟件和采購管理系統集成，借助官網平臺和微信微信官方賬號，幫助酒店搭建“詢價、投標、評標、簽約”全流程電子招聘平臺。

供應商身份信息的全過程得到真正的保障。酒店在業務系統中，只需點擊一下就可以應用電子模板制作標準的業務單據，供應商可以通過官網等渠道查看簽約信息，整個過程只需要幾個小時，采購快了一步。

3.酒店工程管理業務的維修保養記錄真實可靠

一旦酒店的各種基礎設施和娛樂設備出現故障，服務將受到影響。高效的維護響應和定期維護是酒店?！熬S修申請表”和“維修記錄”是設備維修申請和日常維護過程中的重要記錄材料，有助于酒店及時了解設備維修和維護情況。

簽署難點:

只有在工程管理部門提交并簽署“維修申請表”后，才能安排維修，這涉及到維修申請人、部門領導和工程管理部門的多個批準人。線下流通不僅效率低下，而且一年積累的文件資料也很難保存和查詢。此外，各種設備將定期在現場進行維護，并簽署“維護記錄”。但在紙質簽名的狀態下，容易被復制亂涂，紙張成本高。

解決方案:

電子合同系統通過與酒店業務管理系統連接，為酒店設備維修和維護工作中的文件和報告提供標準的“電子模板”和“電子簽章”服務。各種報修手續上報后，會自動將信息填入電子報修單模板，傳遞審批，并通知維修人員施工。修理工會用他的手機。不需要跨部門溝通，不需要隨身攜帶維修單，一部手機就能及時推進維修進度。

4.酒店在線客房服務登記和取消

電子合同系統可與applets和酒店官網集成，為各種網上預訂和退房服務提供合法有效的電子簽名服務。前臺不再是酒店?？蛻艨梢酝ㄟ^手機直接在網上上傳身份證，通過人臉識別確認身份，在線簽約預定退房，體驗無紙客房服務。

所有客人信息自動通過電子合同系統進行權威身份認證，以保證人卡合一，保證入住業務的規范，保證每條消費記錄的合法性和有效性。

隨著“互聯網+”和“在線辦公”的普及，引入電子合同系統推動酒店無紙化管理和客戶服務將為酒店的數字化轉型注入新的動力。