企業合同管理的四大誤區

企業的合同管理有很多誤區。本文列舉了對合同管理的四個誤解，希望能糾正合同管理中對企業的一些錯誤看法。

第一，合同管理中的定位合同管理很多企業認為合同管理是對合同(紙質文件，也就是合同書)的管理。中心工作是根據公司內部的簽約授權級別，對談判中的合同進行審核、會簽、蓋章，然后對簽訂的合同進行備份、分類、歸檔、保管。這種合同管理模式將合同管理的本質視為合同訂立過程中的過程管理，并不能真正有效地防范企業的法律風險，實現企業的合同管理目標，屬于計劃經濟下借鑒行政管理模式的傳統思維。

從靜態管理的角度來看，這種合同管理模式將合同管理理解為一種簡單的合同文件管理，而動態流程則是由業務部門擬定合同樣稿，法律部門對合同的法律問題進行審核，最后由企業領導簽字并交給辦公室蓋章。這種管理模式忽略了合同指派審核的細節，包括當事人的背景信息、前期談判的重點、合同履行的技術細節等等。

事實上，企業的法律風險存在于商業交易的整個過程中，包括合同談判(包括新客戶開發)、合同簽訂和合同履行(包括交付貨物或服務以及支付貨款)。目前，中國企業面臨兩大合同法律風險，一是保質保量及時交貨問題，二是應收賬款回收問題。

第二，合同管理被視為公司法務部門的專屬工作。很多企業認為合同管理是公司法務部的專屬工作，其他部門只配合法務部的工作。甚至很多中小企業根本沒有法律部門，也沒有專門的人負責合同管理的工作。我們覺得這個合同管理模式不對。由于法律部只是參與合同管理的職能部門，所以公司很多部門都與合同管理關系密切。

以合同審查為例，目前的合同審查機制基本上是業務部門將合同文本提交給法律部門進行正式審查。由于法律部門不了解合同的背景信息，無法掌握合同簽訂過程的細節，無法有效審查合同的合法性、合理性和可行性，進而無法有效識別潛在的法律風險。為了保證合同目的的順利實現，合同評審不僅要對提出的紙質條款進行風險評審，還要了解合同的整個談判和協商過程，追溯合同中反映的每個問題的來源，了解交易背景、自己一方的立場和關注的主要內容，并與財務部門和業務部門共同評審合同的有效性。在合同履行階段，傳統的模式是法律部門不主動參與，但實際上企業的各個管理部門需要協同工作，法律部門應該成為合同履行的協調者和監督者。

因此，合同管理應該涉及到企業的所有部門，而不僅僅是法律部門的工作。

第三，注重合同簽訂環節，忽略合同履行環節。如今，許多企業非常重視合同簽訂環節，并建立了合同審批方法和流程，但卻沒有重視合同履行中的法律風險控制(包括合同變更、轉讓和解除等)。).我們認為，簽訂合同的目的是為了實現合同的價值，但簽訂合同后并不會完全自動履行。目前，許多企業沒有建立合同履行的法律風險控制機制，沒有必要的證據意識，導致對方不知道違約時面臨的法律風險，更不知道如何妥善處理。比如合同法規定質量問題要及時通知對方，但是很多企業對于質量異議通知的內容怎么寫并沒有明確的概念。

第四，注重事后訴訟救濟，忽視訴前法律風險預警機制的建立。很多企業認為合同管理只是為了方便糾紛解決的制度設計，著眼于完善法律糾紛的訴訟解決機制，不注重對法律風險的事前識別和評估，往往會發現自己在糾紛中陷入法律風險，導致要么勝訴卻發現被告資不抵債，要么敗訴。其實預防訴訟的成本比訴訟本身小很多，效果也很明顯。

總之，企業應建立動態合同管理監管機制，針對可能出現的不利于未來訴訟局面的法律風險采取預警措施，避免或減少不必要的業務損失。