大型工程項目如何通過電子簽章系統降低成本

大型項目一線建設期間，平均每年簽署文件200多萬份。如果采用紙簽，簽的時候有沒有計算成本？

很多項目經理坦言，為了保證一線的施工進度，去業務系統實現了網上審批，但最后還是卡在了“簽字蓋章”上。文件簽署這個巨大的問題如果有一天不解決，一線建設的成本和效率也不會有一天真正釋放出來。

如果采用電子化簽署，則在整個流程中，每份文件都可以“零快遞零紙張”完成。通過整合，組織的業務軟件具備了簽名能力，圍繞一線建設管理程序，為各環節的文件提供“身份認證、電子模板、網上審批蓋章、電子簽名、數據存儲證書服務”。

通過“瘦身”百萬文檔，全面提高項目一線業務的處理效率，降低項目管理成本。

一是采購文件“瘦身”，一線材料早到位

“瘦身”文件:招標文件、詢價函、采購合同、現場收據、采購申請表。對于一些大型工程組織來說，各種設備和建材供應商遍布全國各地，數量高達數千家。在采購過程中，越早發出招標文件和詢價信，越早篩選供應商；采購合同越早簽訂，材料越早到位。

離線簽署棘手問題:

對于每一次采購，招標文件必須經過總部批準蓋章后才能發出，可以是快遞，也可以是當面，整個蓋章過程至少需要2-3天。需要采購的材料種類繁多，可能需要300-400家“設備、水泥、鋼材、配件、電纜等”的供應商同時進行調查。依靠郵寄需要一周時間。各種合同的簽約進度都是無形的，等待施工，采購合同還沒簽，不知道催誰。

電子簽署優勢:

可以與招投標平臺和采購業務系統集成。各種招標文件在招標采購過程中可以直接調用電子印章，這涉及到雙方簽訂的采購合同。系統通過短信自動提醒供應商，可以在線簽名。

二、材料檔案“瘦身”，一線材料快速部署

“瘦身”檔案:材料出入庫登記表。大多數工程材料的數量和質量都很大。材料出入庫登記表的簽字越規范，就越能減少材料管理不善造成的損失。材料出入庫表格簽字越快，施工一線就能越快解決材料短缺，提高材料調撥效率。

離線簽署棘手問題:

在一些組織中，存在許多“虛開材料發貨單”、“簽字領料”的情況，使得材料的損失難以控制。入庫時，倉庫人員應獲取系統材料采購數據，并在簽字入庫前逐一核對；領料時，上層經理審批，倉庫管理員簽字，流通時間慢，第一時間無法滿足緊急物料需求；每個倉庫的材料調撥效率不好，導致材料和采購的浪費。

電子簽署優勢:

開放式、集成化的倉儲管理系統和采購管理系統，無論是出庫申請單還是入庫單，都是通過網上審批流程實現的，自動傳到電子簽章進行簽字，整個流程方便、安全、高效。

①電子表格中的收貨公司、供應商、物料類別、資源編碼、物料明細信息可直接從業務系統中檢索，標準模板由合同鎖轉換而來。

②從發起到入庫只需要一個流程，每個環節都直接通過手機審批，既保證了身份安全，又有較高的物資調配效率。