大型食品企業如何通過電子簽章系統降本增效？

眾所周知，一家大型食品企業每年要處理3-7萬次各種內部和外部對印章的請求。引入電子簽章以簡化章節和合同成本的使用已成為許多組織進一步釋放管理動機的新選擇。

食品行業核心業務運營流程:(生產銷售過程中的管理支持)

“生產”和“銷售”構成了食品行業的核心業務線，實施過程非常復雜。從生產準備、生產到銷售，整個過程不僅需要龐大的員工體系的支持，還涉及到大量的供應商、經銷商、代理商和客戶。

龐大的業務網絡下，有大量的內部打印和外部簽名需求。傳統的物理打印方式有限且不靈活，只會讓組織運作被動?，F在，電子簽章系統使現有的食品機構業務管理軟件通過開放集成實現電子打印和電子簽名，從而為食品行業打造一個覆蓋機構內外各類人員和業務的電子打印控制中心場景等。

大型食品企業核心業務章及合同場景:

場景1、產品銷售文件類型:特許經營合同、經銷商合作合同、經銷商協議、特許經營合同、委托書、商品團購合同、銷售訂單、退貨訂單、銷售合同。

受食品保質期的限制，食品行業強調即時服務。業務規模越大，分銷渠道越多。這幾年來，大大小小的經銷商、代理商、加盟商的數量已經達到幾萬家，這類業務的簽約和訂單成本高達每年一百萬。此外，各種促銷活動頻繁，產品訂單急劇增加，依靠線下蓋章，一線業務人員和印章管理人員經常在高負荷下工作，檢查訂單、打印、蓋章并郵寄到各大分銷渠道，需要巨大的簽約成本。而且紙質郵票效率跟不上，訂單容易擱淺，推廣成為管理負擔。

解決方案:電子簽章系統通過整合ERP業務軟件、訂單管理系統、銷售管理軟件，為食品行業打造一個網上銷售單據簽約平臺。內部銷售人員、外部經銷商、代理商、加盟商、客戶可以隨時通過電話電子印章和網上電子簽名簽訂合同。

場景2、采購文件類型:原材料/設備/服務采購合同、招標文件、中標通知書和評標報告。

供應鏈是食品工業發展的核心支撐。食品生產原料的采購和門店裝修服務的采購伴隨著組織的年度發展。各種招標文件和采購合同的簽訂效率關系到整個上下游供應鏈的運作質量。線下蓋章不僅分離了上下游信息，還因為紙張、快遞、人工溝通的巨大成本，使得整個供應鏈變得復雜。

解決方案:電子簽章系統可以與ERP、SRM、OA等應用軟件無縫對接，幫助組織在現有采購信息管理平臺的基礎上，在線審批后直接在所有文件上加蓋電子印章，通過短信通知外部供應商，在手機上輕松簽收確認。全面簡化供應鏈中的簽單成本，提高采購效率，通過整個電子采購打通供應鏈上下游信息，使食品組織的采購更快，滿足生產和門店擴張的需要。

場景3、人員招聘文件類型:人事合同、聘用協議、離職協議、各種證明文件、保密協議、競業限制承諾。

部分連鎖食品店、零售食品店、門店在全國范圍內擴張，員工流失率常年居高不下，尤其是面向客戶的前端服務人員，流失率更為頻繁。再加上各地正常的連鎖經營，大量人力資源文檔的打印需求導致HR陷入機械化工作狀態。

解決方案:電子簽章系統可與HR軟件、OA辦公系統連接，創建食品行業人事文件審批、打印、簽字、存儲閉環，幫助解決認證文件內部打印、新員工簽字、老員工續簽等各種簽字要求?，F在HR可以直接從業務管理系統發起簽字，審批后自動加蓋電子印章。員工可以借助短信自動認證并簽訂合同，整個身份保障過程只需幾分鐘。

場景4、財務文件類型:報表和報銷單。

隨著全國分銷網絡和供應鏈的形成，在數萬經銷商和供應商的配合下，每個月都需要核銷大量報表。核銷效率越快，食品組織的采購和生產部門就能及時獲得產品銷售數據，組織的資金就能盡快回流。此外，在采購和銷售業務中會產生大量的報銷單，每月占用財務人員一半的時間。公司擴張越快，財務報銷壓力越大。實體使用印章的局限性將金融家困于重復、機械、龐大的蓋章環節，難以徹底篩選風險審批、蘿卜印章等瑕疵。

解決方案:電子簽章系統可以與企業的配送管理系統和財務軟件集成，不僅可以將電子印章連接到對賬流程中，實現對賬數據、報表、簽名、蓋章的全過程電子化，還可以滿足內部報銷單蓋章的需要，使訂單、票據、財務數據可以完全共享，審批、打印、流轉全過程電子化。

場景5、資產文件類型:門店建筑合同。

每年各種連鎖食品店和零食品牌在全國建立實體店，一些知名連鎖品牌每年都有上千的擴張。門店裝修過程中，需要與施工單位簽訂施工合同。但是門店遍布全國，總部還要遠程與施工單位簽訂合同，只能靠郵件一遍一遍的與對接人溝通施工內容，效率跟不上企業整體擴張速度。

解決方案:總部整合到食品機構的OA辦公系統和供應商系統后，選擇建造師后直接在系統中發起簽約流程，覆蓋電子印章 online。施工單位即時短信查簽邀請函，全程零快遞，快速解決全國各地門店打印需求。生產和銷售能力是食品組織市場競爭力的重要表現。輕量、智能、安全、無紙電子簽章可以幫助組織釋放一線業務簽約成本，構建真正的電子化管理閉環。

目前，國家提倡加工制造業加快信息化部署，借助“互聯網+”提升管理能力。電子簽章，作為組織信息化管理升級的最后一環，將有助于更多傳統食品行業開拓新的管理方向，促進業務的輕量級發展。