隨著這些年互聯網與傳統企業的不斷融合，企業文件管理越來越多地囊括了電子憑證、電子賬簿、電子合同、電子報表等電子文件資料。很多企業在進行企業文件管理的時候，也需要建立其適合的電子憑證、線上走支付、電子合同等體系，放心簽這樣國內領先的第三方電子合同平臺，因其電子合同管理優勢，近年來受到了眾多企業的青睞。

然而，目前電子合同在我國尚處于起步階段 ，很多企業對于電子合同并不了解。什么是電子合同，電子合同在企業文件管理中能起什么樣的作用，也就成了很多企業行政人員和財務人員需要弄清楚的問題。

1. 什么是電子合同

電子合同是雙方或多方當事人，通過互聯網以電子形式達成的設立、變更、終止某種民事權利義務關系的協議。

《電子簽名法》內部分條款規范了電子合同的使用。只要合同簽署各方都經過實名認證，且是根據《電子簽名法》認可的可靠電子簽名，這份電子合同則具備和紙質合同手寫簽章同等的法律效力。

也就是說，引入可靠電子簽名，電子合同才具備法律效力。這是因為《電子簽名法》第五條至第八條規定，鎖定簽約主體真實身份、有效防止文件篡改、精確記錄簽約時間的電子合同才被法律認可。電子簽名作為必要的技術手段，是電子合同法律效力的保障。

2. 電子合同在企業文件管理中起著怎樣的作用

傳統的企業文件管理依靠紙質材料，企業各職能部門之間信息溝通不暢，總部與分公司之間由于地理阻隔難以互聯互通，企業的財務資源配置、信息交流和業務動作難以協調同步。在這種情況下，高效的文件管理幾乎不可能實現。比如審批流程稍一復雜，紙質材料不易傳遞、容易丟失、容易篡改的特性就會大大降低企業內部的信息流通效率。

使用電子合同則能幫助企業避免這樣的麻煩。例如電子合同的審批，這項工作就可以在電子合同平臺上進行。電子合同的上傳、審閱、流轉，各部門之間傳閱、簽署電子合同只需在線上完成，傳遞過程中電子合同也不會被輕易改動和丟失。

又比如報賬過程也可以直接應用電子合同，大大優化報賬過程。合同報賬過程中需要反復提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質合同。電子合同線上傳遞，就能夠節省這些費時費力的勞動。報賬過程中，有些人可能會利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益。而電子合同相較紙質合同簽署流程更規范，合同內容不能篡改，未簽字、未審批合同難以用于報賬，流程上的漏洞也就堵住了。

除了幫助企業提高效率、規范流程，電子合同可以幫助企業節省成本。一份傳統紙質合同成本平均需要25元，采用電子合同成本不到5元，降低75%的運營費用，一家年簽署10萬份合同的企業，一年可以節省200萬的費用，最少節省2名的運營人員。

3. 電子合同怎么用

對于合同量較大、內部合同管理要求嚴格的企業，最好還是選擇放心簽這樣可靠的第三方電子合同平臺。

首先，電子合同是企業內部重要的私密信息，需要高度安全的電子合同服務。放心簽獲得公安部等級保護測評三級(銀行級別安保等級)、通過ISO27001安全認證，通過放心簽平臺真實的身份認證、可靠的電子簽名、先進的第三方取時、區塊鏈存證等技術手段，能夠有效保障企業的合同安全。

其次，放心簽還具有權威的認證系統，采用國家機構認證技術，確保放心簽電子合同簽署主體真實身份。

最后，放心簽還可以提供從電子合同簽署、托管、出證到糾紛解決的全流程閉環法律服務。凡在放心簽平臺簽定合同的用戶在出現爭議糾紛后可以直接在線提交申請，實現一鍵仲裁，并可以隨時登陸查詢案例進展，享受快速、高效、便捷的在線仲裁服務。

有這么多的貼心服務，放心簽電子合同可以說為企業文件管理的電子合同需求提供了良好的解決方案。