合同管理系統-電子合同如何解決合同管理的困境

一、合同管理的困境

1.在合同簽訂上，不是領導授意草草簽署，沒走既定流程，就是你方改罷我登場；最終到底誰改了什么都一團亂麻，重復核對，效率低下；

2.合同簽過之后，或者就放在檔案柜里，乏人問津；或者就是在出問題的時候才去找合同，卻發現那個合同不在自己手里，甚至在合同對方手里沒收回來；

3.基本上使用EXCEL做合同臺賬，但是EXCEL難以應對動態的執行數據，雖然解決了這個維度，但又貽誤了那個維度，搞得合同管理員非常頭大，無計可施；

4.合同管理人員按期向各個業務部門收集合同執行數據，但是每個業務部門都很忙，報送不及時不說，還不準確，業務部門之間的數據對不上；

5.合同量大，收付款筆數太多，經常會忘記催收款項，有時還會重復付款給供應商，導致增添利潤的機遇流失甚至公司損失；

6.由于合同簽署和執行沒有統一的管控機制，導致重要審計材料缺失，執行合同審計非常困難；

7.客戶跟蹤信息全部分散在客戶經理身上，公司掌握不全面，如若客戶經理發生變動，以前的跟蹤情況難以承接，甚至發生跳單情況，給公司造成損失；

8.供應商審核流程不規范，選商和招標環節資料和流程不完整不規范，導致采購管理混亂，以至于容易滋生腐敗，缺失質量控制，造成損失；

9.一旦合同完成后，對客戶、供應商、合同等沒有回歸評價機制，不能使后續業務借鑒過往業務的經驗教訓，致使多次犯同一個錯誤而不自知；

10.合同執行過程中，難以對合同收付款、開票、合同標的的交付做一一對應，款、票、物的對賬經常出問題；

11.集團企業無法監控下屬企業合同的簽訂和執行，違反合同管理規定的行為比比皆是，致使企業風險指數加大。

二、不用合同管理方式對比

純紙質和Exce方式：簡單統計不能協作、效率低易  出錯、難以支持大合同量

電子合同管理系統：以合同全生命周期管理梳理整合相關業務對流程控制、風險防范、管理決策提供強有力的支持。

三、電子合同管理系統

基于電子簽名技術搭建的電子合同系統，與企業已有系統相結合，可以實現：

①通過與接入設備對接，在任意終端實現電子合同簽署。

②通過與業務系統對接，實現合同管理、印章管理等功能。

③通過與第三方服務對接，可實現安全協議封裝、網絡接入等多項功能。

舉例來說，放心簽電子簽章系統可以達成如下功能：

①支持由管理員統一管控用戶賬號（開通、權限變更、禁用）。

②賬戶數量可無上限。

③支持通過接口方式進行企業組織架構同步，和員工崗位進行無縫對接。

④可通過接口方式進行企業員工信息同步

⑤支持統一管控、分級管控電子簽章、文件模板的制作權限。

⑥支持分級管控數據查看權限。

⑦支持自定義配置審批流，審批流可應用于簽章創建、使用，模板創建、使用等。

⑧支持記錄和查看用印日志（何人何時在何種文件加蓋了何種簽章），可根據各類關鍵字和條件進行查詢。

⑨支持統計報表功能，按時間維度、組織維度統計用印情況，并可導出多種格式表格。

⑩支持API方式對接，所有操作在本地系統，模板調用、內容填充后臺接口自動完成。

?支持同一個文件進行多個不同印章用印，且能指定用印順序，數量無限制。

?智能識別空白文件，空白文件不會蓋章。

?支持人臉、銀行卡、手機號等要素組合身份認證。

?加蓋公章的文件能夠被保護，不允許修改。

?支持文檔鎖定功能，需要輸入特定的密碼才能打開文檔。

?支持在線驗證電子簽章真實性，驗證結果包含CA、時間戳、簽署人信息等。

?支持打印的電子簽章文件，支持點擊鏈接、掃描二維碼方式查看電子文件，支持水印功能，且能夠指定水印的類型。

?支持加蓋電子文件中的印章，不可篡改，也不可能從蓋章文件中被拆離，合同驗簽可檢驗是否拆離。

?支持發生糾紛等涉及訴訟情況，電子簽平臺需提供證書、日志等支持，必要時可以提供國家公證處服務。

?支持移動端應用集成，包括微信、企業微信、公眾號、小程序等，支持對于任何形式的簽章、簽名與加密要求能在3秒內完成。

基本滿足企業簽署管理需求，更多合同管理功能可進行定制。