隨著新零售的興起，百貨商場這一經典的零售業態受到巨大沖擊。2020年新冠疫情，更是加劇了百貨商場經營業績的下滑。中國百貨商業協會CCAGM與馮氏集團利豐研究中心聯合撰寫的《2019-2020中國百貨零售業發展報告》顯示，在103家以百貨經營為主的樣本企業中，百貨增長率僅為1.0%。

業績的下滑讓品牌商入駐普遍信心不足，又使得百貨商場的經營壓力進一步加大。銀泰百貨、重慶百貨、濰坊百貨等百貨龍頭企業在近年紛紛掀起數智化改革浪潮，一方面推出自有的線上平臺，通過會員數字化實現線上線下業務一體化；另一方面積極引進智能科技，推動供應鏈上下游的數字化，實現貨、架、人的精細化管控，加強與品牌商的聯動。從發布的財報數據顯示，百貨龍頭企業數字化轉型成果顯著，業績逐步回暖的同時，在招商上也實現了反彈。

2020年，某中國500強百貨商場就通過引入放心簽電子簽約，通過自動化、智能化的招商簽約管理，實現招商工作的大突破。

【項目背景】

合同類型：商家入駐協議

簽約方式：紙質簽約

網點數量：30家左右

網點分布：覆蓋25個城市，15個省市自治區

簽署相對方數量：每家門店對應200-500家商家

簽約流程：商家申報——雙方簽署入駐合同——郵寄總部備案——總部分類歸檔存儲

簽約流程走完所需時間：3天及以上

簽約頻次：每年或每兩年續簽1次

簽約量：1萬份/年，且持續上漲

現有招商簽約管理人員：10人以下，且短期內不會新增人員

年人均處理合同：1000份及以上

平均每份合同成本：36元左右（含紙張、打印、快遞、管理等各種成本）

平均每份合同人工處理時間：10小時左右

【招商簽約痛點分析】

從項目背景信息我們清晰地看到，該客戶的招商簽約量在不斷上漲，而相應的招商簽約管理人員不會新增，且流程長、對接商家多。全流程人工化的紙質簽約管理，隨著時間的推移，成本和效率上都會不堪重負。

除了這些顯性的痛點之外，我們還發現人工化的紙質簽約方式，對該客戶的風險管控會造成巨大的隱患。

1. 合同條款個性化需求多，存在篡改風險

原流程為各地門店與當地的品牌商按照集團總部設計的合同模板擬定合同。由于雙方商定的合作條件差異化較大，如：保底抽成的額度，結算形式等合作細節。因此對合同內容條款存在個性化需求，調整幅度較大，存在發送合同時，個別業務人員為了沖業績篡改合同條款的情況，公司內容審查把控無法有效落實。

2. 供應商多、分布廣，資質管控難

各地合作的品牌商家存在廠家、經銷商或代理商等多種情況，郵寄收集資質材料，除了難以鑒別真偽，另外也經常發生提交的經銷授權書、質檢報告等過期的情況。企業無法及時跟蹤，后期出現糾紛難以舉證，造成門店在經營合作上的管理隱患。

【數字化轉型難點】

2020年該客戶啟動電子簽約項目，在上線過程中面臨巨大挑戰：第一、商家愿不愿意快速接受。第二、能否快速上線，并與內部自建平臺打通。

1. 品牌商接受度

品牌商家的信息化理解、接受度不一，業務相關部門擔心如何讓數千家供應商參與進來，配合上線推廣工作。這對于電子簽約是否順利用起來、用得好都起到關鍵影響。

2. 無縫集成自建業務平臺

為了更加貼合日常業務簽約場景，該客戶IT部門考慮到項目周期緊張，資源投入相對有限，希望電子簽約平臺與自建的供應商管理平臺在做到流程打通、信息共享的同時，可以最大程度減少業務側改造，能夠在4-6周內直接集成電子簽約能力，實現合同簽約管理全程電子化。

【解決方案】

效率方面：

1. 流程簡化，自動化處理：

門店下載總部統一制作的合同模板發送商戶——商戶智能終端登錄在線簽署——門店確認簽署——總部統一按照合同標簽，智能歸檔。

2. 省去了合同來回核對、郵寄、人工分類歸檔的流程，自動化處理，大大提升效率。

管控方面：

1. 合同模板創建和使用權限分離，杜絕篡改

電子簽約平臺搭建集團架構模式，由總部法務起草主合同模板，管理人員在線制作，統一設定文件信息、簽約方信息、業務字段、簽署位置等，并通過模板授權給對應各地門店人員使用權限，對方只能查看和使用模板，無法進行修改操作，杜絕篡改風險。

2. 合同附件兼顧個性化和管控需求

對于個性化的補充條款，統一采用添加附件的方式，與主合同一起發送給品牌商進行簽署。這樣既保證了集團總部對業務人員合同內容的管控和約束，同時又解決了實際業務開展過程中的特殊需求，兼顧了嚴謹與靈活。

3. 相對方管理篩除不合資質供應商

統一要求品牌商家簽署合同時上傳資質材料，便于公司業務人員進行審核，這樣做帶來的好處是資質材料與合同進行了統一歸檔存儲，便于后續隨時調取和查看。

比如1年期合作協議，在6個月的時候授權經銷到期，需要補充新的授權書，但是不需要重新簽署入駐合作協議，只需要單獨駁回和更新，并能實時查看采集狀態，無論管理效率，還是風險防范上都得到大幅提升。

推廣方面：

1. 實名認證環節前置加速內部推廣

通過線上邀約方案，使關鍵的品牌商實名認證環節前置，并提前做好公眾號推文宣傳和流程培訓，這樣大大縮短了后期品牌商簽署合同時再進行實名認證的時間，避免影響業務開展。

2. 線上線下簽署結合

對暫時不能接受電子簽約的商戶，采用線上線下簽署結合的方式，將對方線下蓋章的合同掃描上傳，并與通過平臺發送的電子合同相互關聯，方便查閱。

實施方面：

靈活接口快速上線

采取靈活接口方案設計，最小化改造供應鏈管理平臺，通過2-3個API接口調用即可完成業務閉環。

【轉型成效】

簽約流程從平均3天縮短為24小時內

原先由當地門店和品牌商各自簽署完合同，又快遞到總部進行備案，全程至少需要3天時間。現在可以減少到24小時內完成，并且全過程可視化，業務人員可以實時跟蹤合同簽署狀態，適時進行提醒或催辦。

合同出錯率降低為0%

以前總部雖然提供了合同模板，但是無法有效管控合同文本內容，電子簽約平臺通過嚴格的控制，讓合同內容與合同權限有效分離，杜絕人員合同填寫錯誤或惡意篡改的情況，并且總部可以及時查看各地門店簽署過程，做到合同出錯率降低為0%。

釋放人力，人均合同處理時間減少80%

原先各地門店都需要安排專人進行合同準備、簽訂及管理工作，現在全部自動化處理后，人均合同處理時間從之前的1000小時降低為200小時，減少80%。現在這部分人力可以投入到商家服務上，包括品牌商家進場手續辦理及后續經營狀況跟蹤等等，使商場和商家之間實現共贏。

【專家觀點】

作為傳統零售業態，百貨商場基本上是多業務多門店和多種經營品類，供應鏈管理復雜度非常高，導致在合同的簽署、管理上存在不小的問題與挑戰。

電子簽約的價值點不僅僅簡單的把紙質合同變成電子合同，更是對其業務管理與運營管控的一次經營革新，加強人貨場的體系建設。在人的方面，合同管理的智能工作流，優化了業務流程，推動跨部門合作對齊，減少事務性工作，聚焦業務發展創新；在貨的方面，實現供應商基礎數據動態管理，從源頭上規范了供應鏈，實現精細化管理，提升渠道管理效率；在場的方面，將合同模板、印章權限收歸集團統一管控，杜絕印章濫用、模板亂改等行為，有力提升集團的風險管控能力，讓管理更好地落地執行。