朋友小C在某國企做行政，負責檔案管理工作。每到月底，從各個項目公司上交的合同絡繹不絕，整理、登記、封裝，忙得團團轉。小C告訴我，為了防蟲防火防潮，公司專門找了數十間房間來放檔案，一排排的，整齊劃一比圖書館還壯觀。但是，因為紙張堆疊，想要找一份多年前存入的合同，還是得翻箱倒柜，很不方便。小C很苦惱，“怎樣才能實現合同的高效管理呢？”

相信和小C一樣，很多企業在合同管理方面都有這樣的煩惱。數字化時代，如何實現合同檔案的高效管理，如何充分發揮合同本身的價值是目前企事業單位亟需解決的問題。

對于大多數企業來說，合同作為企事業單位對外進行經營活動、對內進行人事管理的重要憑證，在維護企事業單位合法權益方面發揮著不可替代的重要作用。正因如此，加快推動合同檔案管理信息化建設就顯得尤為重要。

2021年1月1日起實施的新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）中，“檔案信息化建設”專章首次從法律層面對檔案的信息化建設做出全面、系統的規定，明確了電子檔案的法律效力以及憑證作用。

新《檔案法》第五章“檔案信息化建設”，一共7個法條，其中第三十六條規定“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統建設，與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接。”第三十九條規定“電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。”第四十條規定“有條件的檔案館應當建設數字檔案館”以及第四十一條規定“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用。”

從信息系統建設、電子檔案管理接收、數字檔案館建設到檔案數字資源共享、利用等，全生命周期的合同檔案管理兼顧內部使用與社會共享，將合同的實際效益發揮到最大。

想要實現數字化檔案管理，首先還是要從源頭上改變傳統的紙質合同簽署方式。電子合同能將簽約功能無縫銜接到企業辦公自動化OA系統、業務系統或其他系統中，減少紙張、快遞、人工等帶來的消耗，合同在系統中流轉遷移，合同檔案管理變得更簡單。

在檔案管理方面，使用電子合同完成在線簽署后，電子合同管理系統可以自動通知歸檔人員入庫歸檔，歸檔信息包括合同金額、起止時間、合同執行狀態等各標簽；電子合同管理系統支持關鍵詞搜索、按組織架構/文件類型分類快速查找，一鍵搜索讓文件歸類管理更便捷；合同被歸檔入庫后會自動加密，其他人如需查看則需要申請借閱權限，權限可細分至每位人員，也可按時效性開啟，到期自動回收閱讀權限。

隨著電子合同功能的進一步開發與完善，傳統紙質合同簽署的整個流程均可在線上實現，電子合同也將會為未來的合作帶來更多安全保障和便利。作為電子合同領軍企業，放心簽在不斷探索新型合同管理方式，為檔案信息化建設助力。

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