工業4.0時代，電子簽約平臺如何助力企業智能化管理供應鏈

談及工業4.0，很多人會想到智能工廠、云、IoTS、RFID這些流行詞。它是德國政府在2013年正式推出，用于描述制造業數字化項目的戰略。國內企業認識到了工業4.0的潛能，并致力于尋找可以用來實現目標的技術，將其從一種概念落實到具體的應用場景。在供應鏈場景中引入“電子簽約”就是其中的一種創新嘗試。

一、制約供應鏈發展的三大簽約問題

現代供應鏈是一條以制造為核心，囊括計劃、采購、制造、物流、交付、銷售、乃至售后的價值鏈。鏈條上主體眾多，且只要有合作和交易就會涉及簽約，而簽約效率一旦變化將會影響整個企業的生產和銷售計劃。

目前，許多企業正在構建極速供應鏈 (Just-in-time)，通過整合供應鏈的各個環節，提升供應鏈的響應速度。在這當中我們看到了ERP、WMS(倉儲管理系統）、CRM、SRM（供應鏈管理系統）、MES（智能制造執行系統）、OA等系統的建設，感受到了企業促進業務線上化所做的努力。所以當各方面的業務都在朝線上管理推進時，一些企業注意到了傳統簽約對供應鏈線上協同的掣肘，此前被忽略的一系列簽約問題引起了企業的重視。

1.銷售合同線下流轉，無法精確排產排期

制造企業的生產排期與銷售訂單息息相關。雖然該企業的生產排期流程有IT系統進行管理實現了智能化，但是從銷售訂單流轉到生產排期系統這一環，仍然是以人工與紙質合同的形式進行處理，無法形成完整的自動化閉環，影響了整個銷售生產體系的運轉效率。

該企業對生產管理以及物料采購的管理非常嚴格，需要銷售部門確認銷售合同簽署成功后，才能開始排產排期、儲備物料。以往，從銷售簽約到排產排期的業務流程為：企業簽署→合同郵寄→經銷商簽署→合同寄回→人工錄入系統→系統內審核→排產排期。

這樣經常會遇到合同雖已簽署成功，但因為仍在郵寄過程中，所以無法快速進行審核也不能開啟物料儲備和生產排期。在制造業中，產能和物資儲備是決定企業運轉效率的核心，多儲備一天的物料或提前一天進行排產將能節省大量資金。

2.簽署時間難確認，影響銷售激勵核算發放

成熟的“生產制造+銷售型”企業，通常需要渠道經銷商伙伴通力配合服務客戶并攻占市場。所以制造型企業的銷售激勵管理制度必須清晰，其中就包括明確的簽約時間節點。以往簽署銷售訂單時，企業無法對合同的簽署時間進行有效管理：會出現合同實際簽訂日期和合同文本上簽署日期不一致、合同在流轉郵寄中無法確認其實際簽署時間、無法確認合同中的時間信息是否經過修改或事后補充等問題。

這些問題給激勵發放的管理人員帶來了較大的核對工作量，同時也承擔了相應的管理責任。據了解，客戶在實際的激勵發放中曾出現過因銷售人員和公司總部對合同簽訂日期理解不一致，需反復溝通協商或上級接入裁判的情況。

3.合規問題難規避，健康供應鏈建設受阻

（1）首先，無法保證蓋章文件與審批文件為同一份文件

當前很多企業都是在線完成合同審批，之后打印出來去印章管理員處蓋章。

常見流程

01、法務擬定合同內容，針對個性化條款與簽約方進行溝通。

02、合同內容確認后由受到監管的人員打印郵寄給簽署方，引導并催促對方完成蓋章。

03、對方蓋章后需由本方指定人員進行接收，統一交到指定對接人進行整理匯總。

審核無誤后，有蓋章權限的人員進行最終蓋章操作。紙質文件本方保存一份，另一份再由對接人郵寄交給對方企業。整個過程有很多人員經手，且銷售訂單與個人利益緊密掛鉤。這時如何保證蓋章文件和審批文件為同一份文件？如何平衡流程中的效率和風險合規問題？我們在與未使用電子簽約的企業交流時，大家普遍認為“如果說簽約效率低還能忍受，那潛在的合規風險（陰陽合同、私刻印章、合同修改、串通謀私）是必須解決的。”

（2）另外，供應商、經銷商等合作伙伴的主體資質存在隱患

企業的業務質量與供應商/經銷商等合作伙伴的質量密切相關。對于那些有問題的供應商/經銷商，在準入環節往往很難被發現。之前企業會定期收集供應商、經銷商、代理商等合作伙伴的紙質資質材料，這樣做除了難以鑒別真偽，還經常發生經銷授權書、質檢報告等過期以及人證不符等問題。很多時候，企業無法及時跟蹤驗真，對供應鏈上各相關方的經營情況了解受限。后期一旦出現糾紛難以舉證，造成經營合作上的管理隱患。

二、電子簽約帶給供應鏈的三個重大變化

通過電子簽約平臺，企業各個子公司及不同的業務線，可以在其基礎上打造“上層建筑”，對簽約進行統一的電子化改造。

1.補全簽約線上化環節后，生產排期流程實現自動化

實現了從下單到生產全流程的可視化、不斷鏈。優化后的生產排期流程比以往的7個流程節點，省去了4個節點，流程更加精簡。

通過電子簽約平臺，排產排期管理人員可在線查詢合同簽署狀態，以往合同簽署后需要人工收回并錄入，核對后在系統內提交方可執行排產排期。從簽約到執行排期，至少需要一到兩個星期。采用電子合同后，一旦簽署完畢，合同狀態數據立刻同步至系統，不需審核即可開啟排產排期流程，平均可提前3-5天排期排產，極大提高了生產效率與資金利用率。

2.激勵發放流程實現客觀可信

客戶方的項目負責人：“通過使用電子簽約平臺，可以清晰地查詢到每一筆訂單的實際簽署時間，銷售人員無法對時間進行更改，因此銷售激勵的獎勵發放更加直接和客觀。”

3.健全了集團的風險識別管控體制

無論是在公司內部定期舉辦“合規主題日”向員工宣貫合規經營的重要性，還是在供應商大會上做合規宣講，種種舉措都讓我們看到了客戶對合規體系的重視。用客戶的話講“完善的合規體系是公司的重要競爭優勢，誠信的經營方式可以鞏固我們業務的可持續性。”

此次電子簽約的加入也讓企業的內部員工和外部合作伙伴對合規有了更加直觀的感受。

如，合同一經發出，任何人都無法對合同內容進行編輯修改。合同流轉后，自動通知蓋章負責人，蓋章負責人僅需審核時間和關鍵條款，無需審核通用條款，不必擔心篡改。

未來的5-10年，企業的數字化創新將不僅局限于對外部客戶產生商業價值，也要對內部的其他部門產生商業價值。