任何一個企業的運行都離不開合同，甚至從一定程度上來說，企業的運營實際就是合同的簽訂、合同的履行。比如對內的勞動合同，對外的買賣合同、采購合同、銷售合同、租賃合同、承攬合同等等。

隨著企業的發展壯大，它的合同數量和合同類型也會變得越來越多，而這些合同對于企業的生存至關重要。

如何保護好合同內容的信息、如何做好合同的分類存儲、如何讓大家快速獲取和查閱合同等環節，都對企業提出了嚴峻的挑戰。

一、合同簽署的常見痛點

1.簽約流程慢

在當下疫情階段，跨地區的合同簽署、公司內部辦事處之間的合同傳閱等操作都變得非常困難。

比如我們與其他城市的公司簽訂合同時，要寄過去等對方蓋完章之后再寄過來，來回可能要花費一周時間，非常影響企業運營時效。

2.簽約數量大

在互聯網環境下，除了B端客戶，可能會有很多C端用戶在網站上下各種訂單。尤其是在業務旺季，每天都要簽署幾千個訂單，只有簽署成功才能發貨，造成時效非常低。

3.簽約成本高

對于紙質合同，簽約除了有快遞費用、打印費用等顯性成本，還有很多隱性成本。

比如，每一個紙質合同要保存，我們就要把它放在合同保管柜里，占用辦公空間。考慮到日后可能會查詢以前的合同，還得專門雇人維護保管的合同文件。這些都是在增加我們的管理成本。

4.風險不可控

對于紙質合同，經常會出現各種各種的問題，比如簽署主體不可控、簽署行為意愿不可控、快遞風險不可控等。

5.合同管理難

無論是合同保管問題、印章存放問題，還是查閱、調閱、借閱問題，在使用紙質合同的情況下是無法解決的。

二、數字化簽約趨勢及特點

如何解決這些問題？做數字化簽約。大家可能對于數字化簽約不太了解，我簡單和大家分享下。

1.電子簽名發展歷程

2004年8月，我國頒布了《中華人民共和國電子簽名法》。之后，隨著框架政策的制定，在執行上有了各種細化和升級。

2008年，推出ISO 32000: PDF版式文件規范含電子合同簽署。

2010年，推出證書認證系統密碼及其安全技術規范、公鑰密碼基礎設施應用技術體系。

2012年，推出數字證書認證系統密碼協議規范。

2014年，推出安全電子簽章密碼應用技術規范、時間戳服務接口規范、基于SM2密碼算法的證書認證系統密碼及其相關安全技術規范。

2016年，推出安全電子簽章密碼應用檢測規范。這一年，互聯網金融把電子合同帶到了田間地頭、帶到了大江南北，很多人因為互聯網金融第一次接觸到電子合同。經過這么多年的發展，電子合同無論從政策上，還是技術上都已經非常成熟了。

2.政策對電子合同的加持

從2019年到現在，我國相繼頒布多個政策、法規支持電子簽名的應用。在這期間，發生了幾個重量級的事情，如：

① 人力資源、人社部

2020年2月11日，人社部鼓勵大家網上面試，網上簽約。

2020年3月10日，《人力資源社會保障部辦公廳管關于訂立電子勞動合同有關問題的函》提出用人單位與勞動者協商一致，可以采用電子形式訂立書面勞動合同。

② 房地產

2019年之前，我們對于電子簽名、電子合同的應用范圍有一部分限制，比如房地產買賣合同不可用電子合同，必須用紙質合同。但從2019年之后，我國修訂了相關法規，以及相關的文件和政策都在推進使用電子合同。

3.電子合同究竟是什么？

電子合同是基于電子簽名技術的應用，簽署及傳輸過程采用嚴格加密技術，保障其具有與紙質合同同等的法律效力，并支持多種司法舉證，確保合同締結雙方的合法權益。

① 紙質合同的劣勢與電子合同的優勢

第一，比起傳統的文件簽署，電子合同可以解決假章問題。如果我們拿出一個紙質合同來，即便我們知道上面是蘿卜章（偽造公章）蓋的，也沒辦法證明。

但是在電子簽名時代，這個情況是不會發生的，因為沒有經過身份認證無法使用印章，而且任何一個章的使用都有相關記錄可以追溯到是哪個手機號、什么長相的人蓋的章。

第二，比起紙質合同，電子合同不存在打印、快遞成本這些問題。

第三，紙質合同存在倉儲成本高、合同易丟失的問題，而電子合同既不會丟失，也不需要物理空間儲存。

第四，紙質合同經常會遇到一個問題：我們做合同審批的時候可能是一套文件，等到打印出來、簽署完成之后才發現合同在這個過程中可能因為人為失誤或某種原因發生了篡改、丟頁等情況，最終與我們審批的版本不一致。但電子合同可以完全避免這些問題，變得更加安全。

第五，公章私蓋。使用紙質合同時，業務人員會因為私情或者粗心為別人蓋了一個不知名的文件，使用電子合同時不會出現這種問題。

三、電子合同全生命周期解決方案

1.電子合同全生命周期

簽訂前：我們要基于某個合同范本去設計合同，在線進行一些修改和起草，選擇好合同簽署的相對方。草擬結束后，選擇好給誰簽，直接進入簽訂狀態。

簽訂中：我們可能需要做內部審批，最終確定這份合同可以簽訂。簽訂時，我們還要驗證對方的身份信息（如：對方是什么人，對方是代表什么企業，這個企業的資質如何，這個人能不能有足夠的權限代表這個企業去簽合同）。確認完畢后，依據《電子簽名法》，我們要頒發一個CA證書，讓對方在線完成簽署。

簽訂后：簽訂完成后，就開始履約。一旦發生糾紛，我們可能還需要相關的訴訟管理、案件管理、訴訟管理、律師管理。

2.電子合同的簽署流程

電子簽約無非就是四個角色：

第一個角色是發起方，發起合同的簽署。

第二個角色是接收方，他可以查看發起方發起的合同，查看之后可能要做一些認證，證明自己能夠替某一個企業來簽署，這時他才能完成簽署的動作。

第三個角色是出證方，在簽署過程中，記錄雙方的所有線上操作。

第四個角色是律師方，如果簽署后出現糾紛，需要律師提供相關的咨詢和服務。

這個過程中，有幾件最重要的事：

第一，實名認證，我們要確認對方的身份。實名認證的方法有很多，如手機號碼驗證、刷臉驗證。如果對方是企業，驗證的方法就更多了，如驗證營業執照、驗證它的對公賬號等等。

第二，簽署方的意愿。我們要證明當時是他簽的字，還要證明他簽字的時候已經完整瀏覽過合同，最后通過刷臉采集他的個人信息確認合同的簽署。這些都是關于簽署方真實意愿的驗證。只有有了這些東西，我們才能證明這份合同的有效性。

第三，防篡改。無論是簽名的防篡改還是合同內容的防篡改，如果以后出現糾紛，我們要向法庭證明現在這份合同內容和之前接收方簽的合同沒有任何不同。