從發生疫情以來，人們圍繞電子合同的討論顯著增加，話題也越來越深入。從最初的電子合同是否安全合規延伸到圍繞業務痛點和流程拋出一個又一個細節的問題。我們整理了人力資源常見的電子簽約問題答疑，希望能幫助大家更好地了解電子簽約。

1.電子簽約在人力資源領域有哪些常見的使用場景？

　　通?？梢詰糜趩T工入轉調離的各個階段，具體如下：

　　入職前：面試通知函、入職信息登記表、錄用通知函、背調協議等。

　　入職中：勞動合同、保密協議、競業條款、員工手冊、入職履歷等。

　　在職階段：在職證明、居住證明、收入證明、變更申請表、人事變更確認表、改簽/續簽合同、績效表格等。

　　離職階段：離職申請、交接清單、辭職證明、勞動關系解除協議等。

　　還包括疫情期間的特殊應用，如疫情防控承諾書、企業復工證明、個人健康確認表、居家醫學觀察通知等。

2.如何實現人力資源場景，以及與線上流程、HR系統的關系如何？

　　電子簽約平臺通常支持和企業內部的核心人事系統通過標準API接口進行集成打通，在不改變原有入轉調離過程的情況下，人力資源部可以在核心人員系統中向員工發起電子合同。雙方簽字后，系統可以實時下載并同步。

3.面對候選人放棄入職的情況，如何設計流程更合適？

　　通常有兩種情況。一是候選人剛剛收到簽署合同的通知，但沒有簽署，人力資源部可以直接撤銷；另一種是候選人已經簽字，公司已經蓋章。此時，需要啟動合同作廢流程。

4.電子合同、電子簽名、電子章、電子檔案是否可以拉通？

　　電子合同、電子簽名和電子印章是不同的名稱。其實質是按照《電子簽名法》的法律法規要求，通過密碼技術對電子文件進行電子形式的簽名。

　　例如，我們通常所說的勞動合同、員工手冊、保密協議、在職證明、收入證明、離職證明等，都可以實現在線電子簽名。

　　隨著企業人力資源信息化建設的完善，公司一般都有很多人力資源系統，比如招聘系統、核心人事系統、內部OA等。員工在入、轉、調、離各個環節的各種文件都可以實現電子簽。放心簽電子簽約平臺可以在簽前、簽中、簽后的整個生命周期的合同管理。通過API接口的形式，與現有的HR系統、電子檔案系統等對接，實現員工全生命周期中簽署的相關電子文件的統一存儲和管理。

5.關于部署電子簽約系統，SaaS云部署和本地化部署如何選擇？

　　首先，電子簽約沒有絕對的本地化。根據《電子簽名法》的要求，所有簽名主體都需要進行實名認證、申請數字證書，簽名文件應包括簽名的時間戳信息，簽名的整個過程應確保合法合規，有完整的證據鏈和可追溯性。所有這些都需要與權威機構、如實名認證機構、CA機構、國家授時中心、公證機構等進行外部網絡連接。

6.國內各省市的法規是否都接受了電子簽約？

　　疫情爆發以來，國家出臺了多項政策，鼓勵用人單位簽訂電子勞動合同。

　　2020年3月，人力資源和社會保障部發布《人力資源和社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》，表明用人單位可以與勞動者協商訂立電子勞動合同。當使用符合電子簽名法等法律法規規定的可視為書面形式的數據電文和可靠的電子簽名。

　　2021年7月，人力資源和社會保障部發布《電子勞動合同訂立指引》，指出各地要加強《電子勞動合同訂立指引》的宣傳，引導愿意訂立電子勞動合同的用人單位和勞動者，參照《電子勞動合同訂立指引》，確保電子勞動合同真實、完整、準確、不被篡改。

　　據了解，除少數偏遠地區外，全國各地都在使用簽署電子勞動合同的應用。

7.電子簽名功能與《個人信息保護法》之間是否存在政策沖突？

　　電子簽名功能與《個人信息保護法》之間沒有政策沖突。

　　首先，電子簽名功能是以電子簽名技術為基礎，以電子合同為載體在線達成合約的一種方式，就像線下簽訂合同一樣?！秱€人信息保護法》旨在確保系統不會過度收集和應用個人信息。

　　由于《電子簽名法》規定，電子簽約需要由相關認證機構頒發帶有簽約方信息的數字證書，因此在使用電子簽約之前，對于合同個人信息收集過程是否標準，收集目的是否告知，應用范圍是否清楚，信息管理和保密是否安全，是電子簽名平臺需要根據《個人信息保護法》的進行規范之處。

　　放心簽電子簽約平臺符合《個人信息保護法》的相關要求，遵循最小必要的原則，只收集電子簽約所需的信息，遵循相關合規要求，加密存儲，未經用戶同意不會用作他途，保護用戶隱私信息。

8.如何判斷電子簽名是否有效？法律效力如何？

　　《民法典》規定，電子合同也是書面合同的一種。電子簽名的法律依據來源于《中華人民共和國電子簽名法》。《中華人民共和國電子簽名法》第十三條、第十四條規定，可靠的電子簽名與手寫簽名或印章具有同等法律效力。

　　《勞動合同法》要求用人單位與勞動者簽訂書面勞動合同。2020年3月，人力資源和社會保障部發布《人力資源和社會保障部辦公廳關于訂立電子勞動合同有關問題的函》，明確用人單位可以通過電子方式與勞動者協商訂立書面勞動合同。

9.如何衡量電子簽約成本與降本增效之間的性價比？

　　每個客戶的現狀，需求不同，電子簽約系統的ROI取決于客戶的實際情況。

　　一般來說，與紙質合同相比，電子合同的使用可以將平均簽約周期縮短95%（紙質合同的平均簽約周期從3天縮短到電子合同的平均簽約周期的3分鐘），并將簽約成本降低60%（快遞費）。電子合同作為現代商業交易的基礎設施，在企業內外實施電子合同，不僅僅是將紙質合同轉化為電子合同，更是對其業務創新、管理和運營的數字化改革。